Du är här

Checklista

Vad som behöver göras inför ett evenemang, och med vilken tidtabell, varierar såklart från evenemang till evenemang. Här kommer en checklista som kan vara bra att ha som grund då ni lägger upp tidtabellen för er evenemangsplanering.

En utprintbar version av checklistan hittar du i Evenemangsplaneringsmappen i Materialbanken.

Evenemangsplanering - To Do

Då planeringen inleds:

Kontakta kårer ni vill samarbeta med
Utse stab
- stabschef
- kårrepresentanter
- matlagare
- övriga stabsmedlemmar
- gör handslag med stabschefen
Slå fast datum
Boka plats

Inled planeringen och gör upp en tidtabell
Informera FiSSc om evenemanget, be gärna om stöd ifall ni behöver
Gör upp en budget
Kom överens om hur ni sköter fakturering och ekonomiuppföljning
Sök om ev. understöd och spons

Bygg upp en anmälningsblankett i Kuksa (eller kom överens om annat anmälningsförfarande och skapa blankett)
Kom överens om hur ni sköter marknadsföringen (vilken marknadsföring står staben för, vilken marknadsföring sker i kårerna)
Skapa gemensamt marknadsföringsmaterial i staben, och kårspecifikt material i kårerna.
Marknadsför!

Ta emot anmälningar
Ta in deltagaravgifter (förslagsvis i kårerna)
Boka eventuell buss

Skicka ut infobrev åt deltagarna med praktisk information om evenemanget
Mat-teamet får allergilista och matbudget och planerar meny och inköpslista.
Se över materialbehovet och vem som skaffar vad.
Kolla upp om någon behöver förskott för stora inköp.

Finslipa planerna
Hämta eventuell nyckel till eventuell stuga
Gör alla inköp

EVENEMANG

Utvärdera evenemanget
Redovisa alla utgifter och red upp ekonomin
Arkivera planer, material och utvärderingar så att nästa stab kan ta del av materialet